สวัสดีผู้อ่านทุกคนครับ
วันนี้ขออนุญาตมาแชร์ประเด็นสุดฮิตสำหรับมนุษย์เงินเดือนที่ต้องประสบพบเจอทุกชาติไป นั่นคือ การประชุม ที่ดูเหมือนเป็นกงกรรมกงเกวียนที่ประชุมเท่าไหร่ก็ไม่หมดสักที หรือบางทีเราก็แซวกันเล่นๆ ว่านี่เขาจ้างมาประชุมแทนการทำงานใช่ไหม เพราะกว่าจะประชุมจบแต่ละที เวลาทำงานก็หายไปเกือบทั้งวัน และยังมาเบียดเบียนเวลาหลังเลิกงานอีก โอ้ย…เศร้าใจ
แต่ครั้งนี้ผมจึงมีข้อมูลและเกร็ดความรู้เล็กๆ น้อยเกี่ยวกับการเอาตัวรอดในห้องประชุมมาฝากกันจ้า
บทความ The Economic impact of bad meeting รวมสถิติน่าสนใจเกี่ยวกับการประชุมในอเมริกา พบว่า ใช้เวลาหมดไปกับการประชุมถึง 40 – 50% ของเวลางานหรือประมาณ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (แม่งเกือบวัน…เปลื้องมากๆ) แถมมีข้อมูลบอกว่า
50% รู้สึกว่าการประชุมไม่มีประสิทธิภาพ
90% ยอมรับว่ากำลังคิดเรื่องอื่นระหว่างประชุม
73% ทำงานอื่นไปด้วยระหว่างประชุม
25% คุยเรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวกับการประชุม
เท่านั้นยังไม่พอมีข้อมูลจากหนังสือ Death by Meeting จาก Patrick M. Lencioni ได้สรุปปัญหาของการประชุมอยู่ 2 ข้อใหญ่คือ
1. การประชุมที่น่าเบื่อ คือ การแสดงความคิดเห็น มีแต่บรรยากาศเดทแอร์ เลยเสียเวลาประชุมแบบไม่ได้อะไรใหม่ๆ
2. การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ เพราะไม่กำหนดเวลา หัวข้อ และผู้นำประเด็นในครั้งนั้นที่ชัดเจน
ก่อนประชุมจะต้องมีสติก่อนตอบรับ
แนวคิดของ David Grady ที่ได้แชร์เรื่องนี้ไว้ใน TED TALK หัวข้อ How to save the world from bad meeting เดวิดบอกว่าถ้าเรามัวแต่ตอบรับการประชุมอย่างไร้สติ นั้นเท่ากับเราได้ละลายเวลาอันมีค่าของเราไป ดังนั้น เราควรถามก่อนว่าประชุมเกี่ยวกับอะไร จำเป็นไหมที่ต้องเข้า แถมเข้าไปแล้วเราควรมี Agenda ของเราที่ชัดเจนด้วย ไม่งั้นเข้าไปก็ไม่มีประโยชน์
ระวัง HIPPO ในห้องประชุม
การประชุมต้องระวังอย่าให้ฮิปโปครองความคิดในห้องประชุมเด็ดขาด Hippo ย่อมาจาก Highest Paid Person’s Opinion หรือความเห็นของผู้มีเงินเดือนสูงสุด โดย ลาสโล บอค ผู้บริหารฝ่ายทรัพยกรมนุษย์ของกูเกิ้ลบอกว่าเรื่องนี้สำคัญมาก และกูเกิ้ลไม่เชื่อในสิ่งนี้ เพราะประสบการณ์ของฮิปโปอาจจะใช้กับงานในอดีตได้ แต่ไม่ใช่กับอนาคตเสมอไป กูเกิ้ลไม่ได้ยึดความเห็นจากคนหัวโต๊ะ แต่ยึดจากข้อมูลที่ได้จากการทดลองมากกว่า
Brain Storm
ข้อมูลจากหนังสือ Your Creative Power เขียนโดย Alex Osborn จากเอเจนซี่ BBDO การระดมความคิดอย่าง Brainstorm นั่นมีข้อควรระวังคือ เมื่อต่างโยนไอเดียลงไปบนโต๊ะแล้ว อย่าเพิ่งรีบฆ่าไอเดียเหล่านั้น เพื่อเปิดให้เกิดความเป็นไปได้ก่อน (ถึงแม้บางอันมันอาจจะดูเป็นไปไม่ได้สำหรับเรา) เพราะการไม่วิพากษ์วิจารณ์โดยทันที จะเป็นการเปิดโอกาสให้เจ้าของไอเดียมีพื้นที่ในการเล่ารายละเอียดมากขึ้น
แต่การถกเถียงอย่างมืออาขีพก็ยังเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ในการประชุม
สิ่งนี้มาจาก Adam Grant คอลัมนิสต์ที่เขียนในนิวยอร์กไทม์ส ในหัวข้อ Kids Would you Please Start Fighting
อดัมเขียนว่าการถกเถียงให้เป็นคือทักษะที่มีประโยชน์โดยควรเริ่มฝึกตั้งแต่เด็กอย่างมีเหตุและผล เพราะนี่คือทักษะของการเปิดรับความคิดที่หลากหลายพร้อมกับการแลกเปลี่ยนความคิดที่ดีในอนาคตของพวกเขา เพื่อไม่ให้เกิดความหวาดกลัวต่อความคิดของคนอื่นๆ โดยอดัมแจกแจงทักษะเหล่านี้ว่า
นี่ไม่ใช่ฝึกให้เกิดความขัดแย้ง แต่เรียกว่าการดีเบต
จงเถียงเมื่อเราถูก จงฟังเมื่อเราผิด
ตีความคิดของอีกฝ่ายอย่างเคารพ
แสดงออกอย่างรับรู้จากคนที่วิจารณ์เรา และบอกว่าเราได้เรียนรู้อะไรจากเขา
การประชุมมาอย่างยาวนานอาจไม่ก่อให้เกิดการตัดสินใจที่ดี
ในการประชุมที่ยาวนานแล้วต้องขอการตัดสินใจจากคนอื่นๆ ที่สำคัญนั้น อาจไม่เกิดประสิทธิภาพ เพราะทุกคนอยากเลิกประชุมด้วยเหตุผลต่างๆ นาๆ Kim Scott แนะนำว่าไม่ควรเกิดขึ้น แต่ควรจะแยก Session ออกไปเลย เช่น แยกประเภท Debate วาระหนึ่ง แบบ Decision วาระหนึ่ง เพื่อให้เกิดการโฟกัสและระยะเวลาที่เหมาะสมชัดเจน
ทั้งหมดนี้ก็หวังว่าจะช่วยให้ทุกคนเผชิญหน้ากับการประชุมได้ดีขึ้นกว่าวันเก่าๆ นะครับ
ขอให้ทุกท่าโชคดีในการประชุมครับ 🙂
อย่าลืมติดตาม PODCAST ออฟฟิศ 0.4
SPOTIFY : https://spoti.fi/38KKW19
APPLE : https://apple.co/2TXdzUr
SOUNDCLOUND : http://bit.ly/OFFICE04TH-SC
YOUTUBE : http://bit.ly/OFFiCE04TH-YT
PODBEAN : https://office04th.podbean.com/
Podcaster : ออฟฟิศ 0.4
Writer : สิ่งที่เจ้านายไม่เคยบอก / เปิดเทอมใหญ่วัยทำงาน / เป็นคนที่ใช่ในงานที่ชอบ / นี่เงินเดือนหรือเงินทอน