ที่ทำงานใดไม่มีปัญหาให้แก้ไข แสดงว่างานที่เราทำอยู่อาจมีปัญหาก็ได้นะ
หลายคนน่าจะเคยได้ยินประโยคนี้มาก่อน เหตุผลที่เอ่ยมาเช่นนั้นเพราะ เมื่อมีงานให้ทำย่อมต้องมีปัญหาและสิ่งใหม่มาให้เรียนรู้และแก้ไขระหว่างทางนั่นเอง ส่วนงานที่ราบรื่นอยู่เสมอนั้นมองอีกมุมหนึ่งคือ เป็นงานที่ใช้ทักษะเดิม กระบวนการเดิม แต่ผลลัพธ์ก็จะออกมาเหมือนเดิม แต่ยุคนที่เต็มไปด้วยการแข่งขันใครกันละที่อยากจะหยุดนิ่งอยู่กับที่โดยไม่พัฒนา
ครั้งนี้เราเลยอยากเสนอ 5 ทักษะการแก้ไขปัญหาที่หัวหน้าไปเอาไปใช้ได้มาฝากกัน โดยเป็นบทสรุปจาก Jennifer R. Farmer ซึ่งเป็นทั้ง ที่ปรึกษาองค์กร นักกลยุทธ์ด้านการสื่อสาร และนักเขียน ที่ได้รวบรวมจากประสบการณ์มาสรุปให้เข้าใจง่ายๆ แต่ใช้ได้จริง
1. สื่อสารบ่อยๆ
สาเหตุส่วนใหญ่ของการทำงานที่ผิดพลาดจนเกิดเรื่องเกิดราว มักมาจากการการขาดการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง และคนทำงานหลายคนอาจมีปัจจัยหลายอย่าง เช่น กลัวกับการถาม จนเกิดอาการคิดเองเออเองแบบเข้าข้างตัวเอง จนก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้น การป้องกันที่ดีคือการสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเช็คความคืบหน้าของงานรวมถึงความถูกต้องด้วยเช่นกัน
2. เป็นนักฟัง
สืบเนื่องจากข้อที่แล้ว แม้ว่าจะมีการสื่อสารการทำงานอยู่บ่อยครั้ง แต่หลายครั้งหัวหน้าจำเป็นต้องเตือนตัวเองเสมอด้วยว่า การประชุมเพื่ออัพเดทนั้นคือการเป็นนักฟังปัญหาที่ดี หมายถึง การให้เกียรติลูกน้องได้นำเสนอความคืบหน้าและปัญหามาก่อน จากนั้นก็ค่อยๆ หาคำแนะนำหรือหาทางออกให้ไปลองทำกันดูโดยปราศจากอารมณ์ที่หงุดหงิดมากจนเกินไป เพราะหากเป็นเช่นนั้นลูกน้องอาจเกิดความรู้สึกไม่สบายใจต่องานที่ทำและไม่กล้าที่จะขอคำปรึกษาเลยก็ได้
3. การใช้บุคคลที่ 3
ข้อนี้นับเป็นกลยุทธ์การแก้ไขความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นกับตัวงานหรือตัวคนก็ได้ นั่นคือการใช้บุคคลที่ 3 เป็นตัวช่วย กรณีนี้มักจะใช้เมื่อบรรยากาศหรือปัญหาที่เกิดขึ้นยากที่จะแก้ไข จึงต้องอาศัยบุคคลที่มีอิทธิพลเข้ามาสร้างจุดเปลี่ยนให้ดีขึ้น โดยบุคคลนั้นจำเป็นต้องเป็นคนที่ได้รับการยอมรับในทีม และอธิบายถึงปัญหาและแนวทางแก้ไขเพื่อให้บุคคลที่ 3 เข้าไปสื่อสารเพื่อแก้ไขและกระตุ้นให้ทุกอย่างดีขึ้นนั่นเอง ข้อควรระวังของข้อนี้คือไม่ควรใช้บ่อย เพราะอาจทำให้การบริหารของหัวหน้าเองไม่มีอำนาจที่น่าเชื่อถือได้
4. วิเคราะห์ถึงต้นตอปัญหา
หากสังเกตให้ดี ทุกครั้งที่ปัญหาเกิดขึ้น เรามักบอกเล่าด้วยอารมณ์และความรู้สึกเสียส่วนใหญ่ จนทำให้มองหาประเด็นที่ควรแก้ไขไม่เจอ วิธีการแก้ไขคือการตั้งคำถามเชิงผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเพื่อหาต้นเหตุให้เจอ และวิเคราะห์ถึงต้นตอของปัญหาที่เกิดขึ้นว่า มีปัจจัยอะไรที่เป็นความเสี่ยงที่ทีมละเลยไปหรือเปล่า เช่น ความเสี่ยงจากทักษะคนทำงาน ความเสี่ยงจากระบบการทำงาน ความเสี่ยงจากเครื่องมือที่ใช้ เป็นต้น
5. ลด Ego
ข้อสุดท้ายที่ Jennifer R. Farmer ให้ไว้คือเรื่องของอีโก้ ซึ่งเป็นประเด็นที่ไม่ควรละเลย เพราะหลายครั้งคนเป็นหัวหน้าก็มีการตัดสินใจในการบริหารงานที่ผิดพลาดได้ แต่ปัญหาส่วนใหญ่คือการไม่ยอมรับความผิดพลาดของตัวเอง จนเกิดการต้องโทษสิ่งแวดล้อมรอบตัวมากจนเกินไป ซึ่งนั่นเป็นสัญญาที่ไม่ดีต่อความไว้วางใจและความทุ่มเทของทีม เพราะหากเกิดจนบ่อยครั้ง ปัญหาทุกข้อที่กล่าวมาอาจสะท้อนได้ว่าเราอาจจะยังไม่มีภาวะของการเป็นผู้นำที่แท้จริงก็ได้ เพราะฉะนั้นอย่าฝืนความจริงที่เกิดขึ้นเลย ยอมรับซะ แล้วแก้ไข ได้ใจกว่าตั้งเยอะ!
จากทักษะและเทคนิคทั้ง 5 ข้อ ก็ลองเอาไปปรับใช้ได้นะครับ แต่ก็ต้องดูความเหมาะสมของบริบทในแต่ละบริษัทและการบริหารทีมด้วย ซึ่งเราหวังว่าทั้ง 5 ข้อนี้น่าจะเป็นตัวช่วยให้หัวหน้าหลายๆ คนเอาไว้แก้ไขปัญหากับการทำงานไม่มากก็น้อย และก็อยากให้มองว่าปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นเรื่องธรรมดา แต่สิ่งที่ไม่ธรรมดาคือปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำซาก แบบนั่นแหละต้องรีบแก้ไขอย่างเร่งด่วนเลย
อ้างอิง: https://www.lifehack.org/874874/conflict-resolution-skills
อย่าลืมติดตาม PODCAST ออฟฟิศ 0.4
SPOTIFY : https://spoti.fi/38KKW19
APPLE : https://apple.co/2TXdzUr
SOUNDCLOUND : http://bit.ly/OFFICE04TH-SC
YOUTUBE : http://bit.ly/OFFiCE04TH-YT
PODBEAN : https://office04th.podbean.com/
Podcaster : ออฟฟิศ 0.4
Writer : สิ่งที่เจ้านายไม่เคยบอก / เปิดเทอมใหญ่วัยทำงาน / เป็นคนที่ใช่ในงานที่ชอบ / นี่เงินเดือนหรือเงินทอน