ทำไมการเขียนไดอารี่ถึงเป็นอีกหนึ่งวิธีในการพัฒนาตัวเอง

ใครเคยเขียนบันทึกประจำวัน (Diary) บ้าง …

ผมเชื่อว่าหลายคนคงเคยผ่านประสบการณ์การเขียนบันทึกประจำวันมาบ้างไม่เป็นวาระก็เป็นกิจวัตร

ส่วนตัวเท่าที่จำความได้ ผมเขียนไดอารี่ครั้งแรกตอนมัธยมปลาย เขียนถึงนักเรียนหญิงคนหนึ่งที่เรียนพิเศษอยู่ห้องเดียวกันที่สยามสแควร์ จากนั้นก็เขียนบันทึกเรื่องราวที่โฉบเข้ามาในชีวิตไปเรื่อยเปื่อย

จนเมื่อเวลาผ่านไปมีโอกาสได้กลับไปพลิกหน้ากระดาษย้อนดูเรื่องราวในอดีต บางเรื่องก็ขำขัน บางเรื่องก็โศกเศร้า แม้เรื่องราวในช่วงชีวิตเหล่านั้นจะบางเบา แต่มันก็เป็นต้นน้ำที่สำคัญในการทำงานของผมทุกวันนี้

เมื่อผมเข้าสู่วัยทำงาน การเขียนบันทึกชีวิตบนหน้ากระดาษกลับเต็มไปด้วยความว่างเปล่าเสมือนชีวิตไม่ได้ถูกใช้ ทั้งที่ความเป็นจริงแล้วในแต่ละวันล้วนมีอะไรผ่านเข้ามามากมาย แต่เพราะความเหนื่อยล้าและความเครียดจากการทำงานได้ลดทอนแรงการถ่ายทอดความคิดลงในสมุดบันทึก จนกระทั่งเกิดการเปลี่ยนแปลงจากการรับหน้าที่บันทึกการประชุม

การเขียนบันทึกการประชุม คือ การสร้างหลักฐานเพื่อการยืนยันต่อการแสดงความคิดเห็นและข้อตกลงจากผู้เข้าร่วมการประชุมครั้งก่อน เพื่อไม่ให้เกิดการหลงลืมหรือบางครั้งก็แกล้งลืมกันจนส่งผลต่อการทำงาน

ผมยังจำความรู้สึกแรกได้ว่า การเขียนบันทึกการประชุม คงไม่มีอะไรยากและซับซ้อน แค่บันทึกความคิดที่ถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดจากผู้ร่วมประชุม และแบ่งแยกหัวข้อ พร้อมกับระบุชื่อผู้เข้าร่วม แค่นั้นน่าจะเป็นอันเสร็จสมบูรณ์

แต่ทันทีที่ผมส่งไปให้หัวหน้าตรวจ มันกลับกลายเป็นกระจกสะท้อนความไม่ละเอียดรอบคอบต่อระบบความคิดของผมเอา เสียเลย

การเขียนบันทึกการประชุมสอนผมให้ใส่ใจรายละเอียดของผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ว่าจะเป็นชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้อง การจับประเด็นที่แม่นยำ การจัดเรียงลำดับความคิดของผู้เข้าประชุม การกำหนดวาระในครั้งต่อไปเพื่อลดการสิ้นเปลืองเวลาในการถกเถียงอย่างไร้ทิศทาง และรายละเอียดการสะกดคำถูกผิดก่อนส่งงาน เป็นต้น

ผมยังจำคำสอนของหัวหน้าผมได้ว่า

‘กระดาษแผ่นเดียวสามารถบอกรายละเอียดในตัวผู้ทำได้มากมาย’

ยิ่งเมื่อมานั่งย้อนดูงานที่ทำส่งไปก็อดพยักหน้าเห็นด้วยไปโดยปริยายไม่ได้ว่าเรานี่มันชุ่ยจริงๆ (หัวเราะ)

เมื่อเขียนไปเรื่อยๆ ก็มีการพัฒนา จนผมนำเทคนิคการเขียนบันทึกการประชุมมาใช้ต่อการเขียนบันทึกประจำวันโดยเฉพาะในแง่การจับประเด็นเพื่อลดความเวิ้นเว้อของเนื้อหา

เพราะบางครั้งการเขียนบันทึกประจำวันหรือการจดไอเดียที่ผุดเข้ามาในความคิดก็บันทึกผ่านสมาร์ทโฟนเพื่อความสะดวกรวดเร็ว จนซึมซับเป็นนิสัยที่เห็นอะไรหรือคิดอะไรได้ต้องรีบจดไว้ก่อนไม่เป็นประโยคก็เป็นคีย์เวิร์ด

เพราะข้อมูลตามหลักวิทยาศาสตร์เท่าที่ผมจำได้นั้นความจำต่อสิ่งเร้าที่ผ่านเข้ามาในสมองจะจดจำได้เพียง 30 กว่าวินาทีเท่านั้น หากไม่จดหรือหาอะไรเตือนความจำ โอกาสที่จะลืมมีสูงมากๆ

ซึ่งหลายครั้งการบันทึกเรื่องราวความคิดและชีวิตในแต่ละวันได้กลายมาเป็นฐานในการคิดโปรเจกต์ทำงานมากมาย และบางครั้งมันก็กลายเป็นตำราชีวิตต่อการแก้ไขวิกฤตฉบับหายากที่เราไม่คาดคิดมาก่อน

HASEGAWA KAZUHIRO คือนักบริหารมือทองและผู้เชี่ยวชาญด้านการฟื้นฟูกิจการชาวญี่ปุ่น ที่หมั่นเขียนบันทึกประจำวันอยู่เสมอ

เขาเริ่มเขียนบันทึกตั้งแต่อายุ 27 ปี เพราะความต้องการพัฒนาความรู้ด้วยตัวเอง ทุกครั้งที่เขาได้รับมุมมองทางความคิด เทคนิคการทำงานที่ดี และการแก้ไขปัญหาอีกมากมาย เขาจะจดใส่สมุดก่อนนำไปเรียบเรียงอีกครั้งในคอมพิวเตอร์

การหัดสังเกต สอบถาม และบันทึกความคิดต่างๆ ไว้ในสมุด ทำให้เขากอบโกยองค์ความรู้และประสบการณ์มากมาย เขาทำตัวเสมือน้ำไม่เต็มแก้ว จึงไม่น่าแปลกใจที่เขาจะมีบทเรียนใหม่ๆ มาสอนคนทำงานรุ่นใหม่อยู่เสมอ

อีกประเด็นหนึ่งที่น่าสนใจ คือ การทำงานของสมองจากการจดบันทึก ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญของประสิทธิภาพในการทำงานบริหารของเขาเลยก็ว่าได้

เพราะการเขียนบันทึกคือการจดจำและทบทวนเรื่องราวต่างๆ กับเรื่องที่เกิดขึ้นในทุกๆ วัน ซึ่งวิธีนี้นอกจากจะช่วยฝึกทักษะเรื่องของภาษาในการเขียนและการลำดับเรื่องราวอย่างเป็นขั้นตอนแล้ว ยังช่วยฝึกให้รวบรวมความคิดและฝึกการจดจำเรื่องราวต่างๆ ที่พบเจอในแต่ละวันที่ผ่านมาได้ด้วยเช่นกัน

กว่า 40 ปี ที่ HASEGAWA KAZUHIRO จดบันทึกลงสมุดทุกวัน ซึ่งนับรวมแล้ว เขามีสมุดบันทึกอยู่ราวๆ 200 เล่ม! เรียกได้ว่าเยอะกว่าหนังสือที่กองอยู่ในบ้านของใครหลายคนเสียอีก ผนวกกับการประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานของเขา ทำให้สมุดบันทึกของเขาได้ถูกนำมาเรียบเรียงและตีพิมพ์ออกจำหน่าย จนกลายเป็นคัมภีร์ของนักบริหารและกลุ่มคนทำงานจำนวนมากในประเทศญี่ปุ่น

เราอาจไม่ต้องเขียนบันทึกทุกวันแบบ HASEGAWA KAZUHIRO ก็ได้ แต่อย่างน้อยการได้เขียนเรื่องราวอะไรลงไปสมุดบันทึกมันก็เป็นการทำความเข้าใจกับตัวเองวิธีหนึ่ง

ระหว่างที่เราเขียนจากประโยคหนึ่งไปสู่อีกประโยคหนึ่ง นอกเหนือจากความคิดและความรู้สึกของเราแล้ว เราอาจกำลังตั้งคำถามกับตัวเองในแบบที่ไม่เคยนึกถึงมาก่อน

บางครั้งคำถามเหล่านั้นที่เรากำลังคิดหาคำตอบ อาจเป็นคำถามสำคัญที่สามารถเปลี่ยนชีวิตหรือช่วยในการตัดสินใจบางอย่างที่คั่งค้างอยู่ในหัวกับใจของเราอยู่ก็ได้…

ถ้าใครสนใจเรื่องราวการบันทึกของผู้บริหารคนนี้สามารถไปหาหนังสือ จากสมุดบันทึกของผม มาอ่านได้นะครับ

อย่าลืมติดตาม PODCAST ออฟฟิศ 0.4

SPOTIFY : https://spoti.fi/38KKW19
APPLE : https://apple.co/2TXdzUr
SOUNDCLOUND : http://bit.ly/OFFICE04TH-SC
YOUTUBE : http://bit.ly/OFFiCE04TH-YT
PODBEAN : https://office04th.podbean.com