เวลาเราเจอปัญหาหรือวิกฤตในการทำงาน เรามีวิธีแก้ไขสถานการณ์กันอย่างไร ?
วันนี้ออฟฟิศ 0.4 ไปเจอข้อมูลและประสบการณ์ในการบริหารทีมในภาวะวิกฤตในองค์กรจาก Karina Mangu-Ward ซึ่งเคยเป็นที่ปรึกษาให้แก่องค์กรชั้นนำระดับโลก และได้มาเผยแพร่มุมมองและความรู้ผ่านหนังสือ Teams That Meet the Moment ที่ตัวเธอเองได้เขียนขึ้นมา
แล้ววิธีที่ Karina ใช้แก้ไขวิกฤตในการทำงานองค์กรมีอะไรบ้างเป็นจุดร่วม เราไปสำรวจพร้อม ๆ กัน..
1. มองหาข้อเท็จจริง ไม่ใช่การรีบตำหนิ
ในภาวะวิกฤต ทีมที่บริหารเก่ง จะตัดอารมณ์และความรู้สึกส่วนตัวออกไป แล้วมุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงว่าเกิดอะไรขึ้น มากกว่าการหาว่าใครเป็นคนทำผิด การมุ่งเป้าไปที่การแก้ปัญหา จะช่วยประหยัดพลังงานและเวลาได้มหาศาล แทนที่จะเสียไปกับการตำหนิกันเอง
2. สื่อสารให้สั้น กระชับ และชัดเจน
Karina อธิบายว่า เมื่อทีมเกิดความเครียด การสื่อสารมักจะสับสน แต่ทีมที่ดีจะใช้การสื่อสารแบบมีหลักการ คือพูดเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ชัดเจน และตรงประเด็น เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและนำไปปฏิบัติได้ทันทีโดยไม่สับสน
3. แบ่งเป้าหมายให้เล็กลง
เมื่อเจอปัญหาใหญ่ที่ถาโถมเข้ามาจนดูเหมือนแก้ไม่ได้ ทีมจะทำการย่อยปัญหาเหล่านั้นให้กลายเป็นภารกิจย่อย หรือ Micro-goals เพื่อสามารถจัดการได้ในระยะสั้น เช่น ในอีก 1 ชั่วโมงข้างหน้าต้องทำอะไร Karina บอกว่าวิธีนี้ช่วยบรรเทาต่องานในปริมาณมาก และยังช่วยสร้างกำลังใจให้ทีมเมื่อเห็นความคืบหน้าเล็กๆ อย่างต่อเนื่องด้วย
4. กระบวนการเป็นสิ่งสำคัญ
ยิ่งสถานการณ์วุ่นวาย ทีมยิ่งต้องยึดมั่นในระบบหรือโปรโตคอลที่วางไว้ และการคิดจะลัดขั้นตอน มักนำไปสู่ความผิดพลาดที่ร้ายแรงกว่าเดิม จาประสบการณ์Karina สังเกตว่าทีมที่เก่งจะไว้วางใจในกระบวนการที่ฝึกซ้อมมา และใช้มันเป็นเข็มทิศเพื่อแก้ไขปัญหาท่ามกลางความวุ่นวายที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ
5. พลังของการหยุด
แม้จะดูย้อนแย้ง แต่การหยุดนิ่งสักครู่ เพื่อประเมินสถานการณ์ กลับมีความสำคัญมากกว่าที่หลายคนคิด เพราะการหยุดพักสั้น ๆ จะช่วยให้สมองส่วนการคิดวิเคราะห์กลับมาทำงานได้ดีขึ้น แถมยังช่วยป้องกันการตัดสินใจที่อาจผิดพลาดจากสัญชาตญาณความกลัวมากเกินไปในเวลานั้น
ถ้าจะให้สรุปสั้นๆ เกี่ยวกับกลยุทธ์การบริหารทีมในภาวะวิกฤตจาก Karina ก็คือ การชะลอความคิดและอารมณ์ เพื่อให้มองเห็นปัญหาได้ชัดขึ้น เหมือนตอนเราขับรถด้วยความเร็วสูงตอนที่ถนนอยู่ในสภาพปกติ แต่พอเราเริ่มเห็นสัญญาณก่อสร้างถนนข้างหน้า หรือรถเริ่มเอียงเพราะล้อยางแบน การชะลอความเร็วจึงช่วยลดความเสี่ยงในเบื้องต้น และค่อย ๆ สำรวจความผิดพลาด และหาทางแก้ไข เพื่อให้เราได้ขับรถไปสู่เป้าหมายของเราต่อไปนั่นเอง
ลองเอาสิ่งที่ Karina Mangu-Ward แนะนำไว้ไปเป็นเช็กลิสต์เพื่อสำรวจพฤติกรรมของผู้นำทีมหรือแผนกในองค์กรของเราก็ได้ว่า เมื่อทีมเกิดวิกฤต..ผู้นำของเราแก้ไขตามนี้บ้างหรือเปล่า ?
อ้างอิง
– 5 ways high-performing teams stay calm when everything’s on fire
– Teams That Meet the Moment
Podcaster : ออฟฟิศ 0.4
Writer : สิ่งที่เจ้านายไม่เคยบอก / เปิดเทอมใหญ่วัยทำงาน / เป็นคนที่ใช่ในงานที่ชอบ / นี่เงินเดือนหรือเงินทอน