PREP เทคนิคสรุปที่ทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น

การสรุป เป็นทักษะที่พนักงานส่วนใหญ่จำเป็นต้องมี แต่มีไม่มากนักที่จะเป็นนักสรุปที่ดี เพื่อทำให้ทุกคนเข้าใจและเห็นภาพตรงกันได้  นั่นคือ ปัญหาที่คนส่วนใหญ่พบเจอ

คำถามสำคัญคือ แล้วมีเทคนิคไหนที่มาช่วยให้เราเป็นนักสรุปที่ดีบ้าง ผมมีเทคนิคมาฝากกันครับ

เทคนิคนี้มีชื่อว่า PREP ย่อมาจาก

P: Point =  ข้อสรุป

R: Reason = ให้เหตุผล

E: Example = ยกตัวอย่าง

P: Point = ขมวดด้วยข้อสรุปอีกครั้ง

ซึ่งเทคนิคนี้มาจากคุณ โออิชิ เท็ตสึยูกิ ซึ่งทำงานด้านการเป็นที่ปรึกษา และเขียนหนังสือที่ชื่อว่า ถ้าสอนงานแบบนี้ ฉันก็เก่งไปนานแล้ว ซึ่งเขาได้คัดสรร 30 ทักษะสำคัญของมืออาชีพที่เขาได้มีโอกาสทำงานและสังเกตการณ์มาแชร์ให้ผู้อ่านได้อ่านกัน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานมือใหม่หรือมือเก๋าก็อ่านได้ทั้งนั้น

คุณโออิชิ บอกว่าเทคนิค PREP นั้นสามารถนำไปสรุปได้กับทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการประชุม หรือการตอบอีเมล ก็สามารถทำได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย แถมยังทำให้เรามีหลักการในการคิด เรียบเรียง และนำเสนอในการสื่อสารได้ด้วยเช่นกัน

โดยคุณโออิชิ ได้ยกตัวอย่างการใช้เทคนิค PREP มาอธิบายหนังสือที่เขาเขียนออกมาไว้ว่า

“เป้าหมายของหนังสือเล่มนี้คือ ปลูกฝังทักษะการทำงานพื้นฐานที่ผมเรียนรู้จากการเป็นที่ปรึกษาในปีแรก และยังใช้ต่อมาได้อีก 15 ปีแก่ทุกคน”

“แล้วทำไมต้องเป็นงานที่ปรึกษาปีแรก ก่อนอื่นที่ปรึกษาธุรกิจเป็นอาชีพที่ต้องเรียนทักษะต่าง ๆ ให้เชี่ยวชาญมากกว่าอาชีพอื่น และทักษะที่ผมใช้ทำงานต่อมาอีก 15 ปี ส่วนใหญ่แล้วผมเรียนรู้มันตั้งแต่ทำงานตอนปีแรก ถ้าผมสกัดแก่นความรู้นั้นออกมาได้ มันจะเป็นประโยชน์ต่อคนอีกมาก”

ก็ถือเป็นอีกหนึ่งเทคนิคในการสรุปที่มีหลักจำที่ไม่ได้ยากและซ้ำซ้อนเลย ใครที่ทำงานอยู่แล้วมีหน้าที่ต้องคอยรายงานและสื่อสารในการสรุปประเด็นต่าง ๆ ให้ทุกคนเข้าใจไปพร้อมมันก็ลองนำหลัก PREP ไปใช้ได้นะครับ และถ้าหากชื่นชอบและสนใจทักษะอีกมากมายจากคุณ โออิชิ เท็ตสึยูกิ ก็สามารถสั่งซื้อหนังสือ ‘ถ้าสอนงานแบบนี้ ฉันก็เก่งไปนานแล้ว’ จาก สนพ. บิงโก มาอ่านกันได้ครับ